Webredacteuren.com

Hoera, een nieuw intranet! De structuur staat en het ontwerp ziet er strak uit. Alleen nog de teksten, afbeeldingen en video’s (content) overplaatsen en ‘Klaar is Kees’. In de praktijk is dit niet zo eenvoudig. Hoe start je met een efficiënte digitale verhuizing? Dit is de eerste blogpost in een serie over contentmigratie.

Plaats nooit lukraak informatie over. Zonder een uitgedacht plan haal je je (onnodig) veel werk op de hals. Vergelijk contentmigratie met verhuizen. Je nieuwe huis is kleiner, heeft een andere kamerindeling en witte in plaats van gele muren. Je bank, kasten en gordijnen passen daarom niet allemaal in het nieuwe interieur. Hetzelfde geldt voor een vers intranet. Dit heeft een andere structuur en vormgeving. Welke content past daarin?

Bepaal je doel

Een ander intranet betekent andere uitgangspunten. Bedenk: wat wil je bereiken? Wordt het alleen een informatiekanaal of ook een interactief platform? Wie zijn je lezers? Intranet is er voor de medewerkers, maar de informatie wordt vaak vanuit het oogpunt van de directie aangeboden. Maak persona’s, fictieve collega’s voor wie je schrijft. Visualiseer je doelgroep met naam, leeftijd en foto. Dit helpt je bij het schrijven van gerichte teksten.

Betrek je lezers

Je nieuwe intranet is er voor je medewerkers, maak het dan ook van hen. Betrek ze daarom vanaf het begin bij je contentmigratie. Je collega’s van de P&O-afdeling kunnen je helpen bij het opstellen van de persona’s. OR-leden kennen de ergernissen en het kantinepersoneel weet welke gerechten het populairst zijn – niet zelden is het ‘Menu van de dag’ de meest bezochte intranetpagina. Houd ook een presentatie waarin je ze de nieuwe uitgangspunten uitlegt en om hun hulp vraagt. Rijkswaterstaat introduceerde haar sociale intranet bijvoorbeeld met een filmpje.

Vraag een externe deskundige

Een frisse blik helpt. Vraag daarom een externe webspecialist om hulp. Zo voorkom je dat je zelf het wiel opnieuw uitvindt. Maak gebruik van zijn of haar ervaring. De deskundige denkt met je mee en geeft praktische tips. Bovendien krijg je objectief advies. Een ‘eigen’ medewerker is eerder geneigd om rekening te houden met de interne verhoudingen en is wellicht gehecht geraakt aan het oude intranet.

De uitgangspunten zijn helder, de lezers betrokken en je hebt hulp van buitenaf. Gefeliciteerd: je kunt aan de slag!

Volgende week in deze serie: Contentmigratie: inventariseer je informatie